Современная экономическая система подразумевает постоянный обмен опытом сотрудников из одной и той же сферы деятельности. Так как не все можно решить посредством глобальных сетей, командировки по-прежнему остаются актуальны. Временное отсутствие работника на его месте труда при отъезде в командировку сохраняет за ним и должность, и уровень заработной платы. Однако к этому должно прибавляться дополнительное вознаграждение. Расчет суточных при загранкомандировках в 2016 году был значительно изменен новым регламентом ТК РФ.
Суточные выплачиваются сотрудникам вне зависимости от того, была ли выполнена цель поездки. Компенсирование расходов включает в себя следующие пункты трат:
- Оплату проезда или перелета на любом типе транспорта, заранее оговоренного с руководителем.
- Оплату проживания в гостинице, отеле или на съемной квартире в течении всего срока времени командировки.
- Оплату получение загранпаспорта, визы и документов, необходимых для посещения того или иного региона.
- Оплату всех видов пошлин, связанных с приобретением билетов и регистрацией пакета документов.
- Оплату трат, которые необходимы для организации рабочего места на территории командировки.
- Возмещение незапланированных расходов, согласованных с руководителем по мере прохождения срока командировки.
Чтобы размер суточных в загранкомандировке в 2016 году полностью покрывал все траты сотрудника, последнему необходимо тщательно следить за сбором чеков. Расчетные листовки являются лучшим способом аргументировать трату финансов.
Степень покрытия финансовых издержек часто зависит от типа организации, где работает сотрудник. Частные предприятия имеют большие свободы в экономических начислениях, в то время, как государственные структуры вынуждены довольствоваться малым. Размеры суточных при загранкомандировках в 2016 году останутся неизменными, однако несколько изменился регламент их начисления.
Для каждого предприятия установлены свои правила начисления командировочных. Они должны прописываться в уставе и трудовом договоре. Ранее ТК РФ предусматривал систему начисления в виде минимальной и максимальной сумм для покрытия расходов. Однако у каждой командировки свои цели и длительность, ввиду чего регламент не прижился. Размер суточных по загранкомандировкам в 2016 году установлен в рекомендательном режиме, однако четких границ не предусмотрено. Новый указ изменил порядок и пункты начисления минимального размера денежного покрытия деловой поездки, но суммы в ТК являются условными и сильно варьируются в зависимости от территории работы сотрудника и региона его поездки. Согласно таблице суточных при загранкомандировке в 2016 году, работники вправе рассчитывать на следующие суммы:
- При поездках в пределах границ внутреннего региона (по области): 200-300 рублей за сутки.
- В случае необходимости посещения иных городов в соседних областях или в пределах территории РФ – от 500 до 1000 рублей на день.
- Если сотруднику необходимо выехать за границу, рекомендованной суммой считается размер суточных до 2,5 тысяч рублей.
Законодательство оставляет право окончательного решения по уровню финансирования работника за его руководителем. Стоит отметить, что при превышении рекомендованных размеров суточных по загранкомандировкам в 2016 году, будет увеличена ставка НДФЛ. Однако ремарка касается только бюджетных организаций, частные самостоятельно устанавливают порог и не выплачивают дополнительные налоги. Для получения возмещения сотрудник должен предъявить пакет документов, включающий билеты, чеки и прочие расходные бланки.
Загранкомандировка 2016: как считать суточные?
Возмещение может быть предоставлено после поездки. В этом случае сотрудник получает ровно столько, сколько потратил на командировку по разрешение непосредственного руководителя. Если же суточные предоставляются заранее, то расчет ведется на усмотрение начальства, после возвращения работник предъявляет чеки и документы, а бухгалтерия ведет пересчет выданной суммы. По результатам пересчета работник может получить дополнительные средства или будет должен вернуть остаток.
Вопрос о командировочных важен и интересен всем. Это сложная тема. Постоянно и систематически происходят изменения и дополнения, которые отражаются в нормативных актах.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Поэтому выплата суточных при командировках в 2019 году не может потерять актуальности по настоящее время.
Нормативная база
ТК и НК, Постановления Правительства, инструкции и разъяснительные письма Минфина России дают полную и подробную картину о составе, вариантах учета и возмещения суточных командировочных расходов.
Виды командировочных расходов
Отправляя сотрудника в служебную поездку для выполнения индивидуального поручения, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы своего работника:
- на проезд к месту выполнения производственного задания и обратно;
- стоимость услуги найма жилого помещения;
- суточные;
- прочие затраты, произведенные с разрешения руководителя или закрепленные в .
Что такое суточные расход и что в них входит?
Командированный сотрудник гарантировано получает за каждый день фиксированную сумму, не зависящую от внешних факторов выполнения задания, которая носит название «суточные».
Целью этой статьи командировочных расходов является обеспечение нормальной жизнедеятельности человека, вынужденного некоторое количество времени находится вне привычной обстановки.
Нет необходимости подтверждать суточные документально. Человек вправе использовать их по своему усмотрению.
В каких случаях выплачиваются и обязательны ли?
Начисление и оплата суточных носит постоянный характер, и подразумевает элемент гарантии и заботы руководства о командированном работнике.
Полученная сумма аванса всегда включает в себя и величину суточных, рассчитанных на основании .
Отменили ли их?
В 2019 году Минфин РФ выдвинул идею об отмене суточных, надеясь впоследствии этой мерой повысить размер налога на прибыль.
Работодатели и сотрудники отрицательно высказались по этому поводу. Средства массовой информации широко освещали вопрос возможности отмены суточных.
Планам Минфина практически не суждено было сбыться. Изменения законодательно не прошли.
Размер, нормы и лимиты по новым правилам.
Трудовым законодательством определен размер суточных:
Следует отметить, что эти величины следует считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно.
Размер суточных при командировке с питанием не изменяется.
Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в Положении о командировках.
На что можно тратить?
На что выдаются суточные? Подтверждения использования суточных не требуется при оформлении после служебной поездки.
Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.
За сколько дней выдаются?
После подписания приказа на командировку и по заявлению командированного сотрудника выдается аванс на предстоящую служебную поездку.
Если в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия. Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.
Оплата для разных случаев
Общие правила
Схема возникновения, оплаты, отчетности и перерасчета по командировочным проста и полностью соответствует взаимоотношениям по вопросу суточных:
- Возникает производственная необходимость в направлении сотрудника в командировку.
- Оформляется приказ с перечислением условий и требований по данной служебной поездке.
- По расходному кассовому ордеру выдается аванс, рассчитанный исходя из данных приказа. В сумму аванса включаются и суточные.
- Командированный сотрудник отправляется к месту назначения, выполняет производственное задание и возвращается обратно.
- В течение трех дней после возвращения, работник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие расход документы (чеки, квитанции, счета и прочее).
- Экономические службы предприятия проверяют авансовый отчет, после чего его утверждает руководитель организации. Размер суточных контролируется датами приезда и отъезда на проездных документах.
- Производится окончательный расчет по выданному авансу и фактически затраченным средствам. Перерасход дополнительно выплачивается сотруднику, экономия возвращается в кассу организации.
Однодневная командировка
Если командированный сотрудник имеет возможность каждый день возвращаться на место жительства, суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются.
К возмещению будут приниматься только расходы на проезд.
Поездка за счет принимающей стороны
В письменном соглашении, заключенном обеими сторонами, оговаривается источник финансирования командировки.
Если служебную поездку оплачивает принимающая сторона, то в сумму компенсации будут включаться и суточные.
В бюджетных учреждениях могут оплачивать только разрешенный законодательно размер суточных. Расходы, осуществленные сверхнормы, к возмещению не принимаются.
Две поездки в один день
В Положении о командировках целесообразно отметить ситуацию, когда работник в течение дня может перемещаться в несколько мест с разными нормами суточных.
Выплаты должны происходить по нормативам, утвержденным для местности прибытия.
Работа за границей
Алгоритм действий соответствует общим правилам выплат суточных.
В приказе на загранкомандировку необходима формулировка цели поездки в точном соответствии с действующим законодательством.
Размер суточных по заграничной поездке утверждается в Положении о командировках, минимальная граница которых зафиксирована в законодательных актах, а максимальная устанавливается руководством предприятия.
При досрочном окончании поездки
Возвратившись из командировки раньше установленного срока, сотрудник оформляет авансовый отчет.
Экономическими службами предприятия производится перерасчет ранее выданного аванса. Излишне полученные средства возвращаются в кассу организации.
Работа в выходные дни
Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в служебной командировке. Сотруднику будут начислены суточные за выходные дни, даже не смотря на то, что он не работал в этот период.
Поездка в страны СНГ
Суточные в страны ближнего зарубежья начисляются по нормам заграничных поездок.
Как посчитать? Примеры
Вызывает живой интерес вопрос: «Как платятся суточные?».
Рассмотрим несколько случаев.
Пример 1:
Инженер Иванов П.С. (ООО «Сигнал» г.Самара) был направлен с 6 июня в г.Нижневартовск для испытания оборудования сроком на 10 дней. Согласно Положению о командировках, оплата суточных на территории России установлена в размере 1 200 руб.
Сотруднику начислены суточные в размере 12 000 руб.: (1 200 руб. * 10 дн.= 12 000 руб.)
Пример 2:
Технолог Савельев М.Ф. (ООО «Стимул» г.Москва) командирован с 1 июня в г.Екатеринбург для проверки технологического процесса сроком на 25 дней. Суточные по локальным актам утверждены в размере 1250 руб. Служебное задание было выполнено раньше срока. Сотрудник вернулся на постоянное место жительства 18 июня.
Перед поездкой Савельев М.Ф. получил аванс, в состав которого были включены суточные в размере 31 250 руб.
(1 250 руб. * 25 дн. = 31 250 руб.)
Фактически технолог должен был получить суточных в размере 22 500 руб.
(1 250 руб. * 18 дн. = 22 500 руб.)
Савельев М.Ф. вернул в кассу организации излишне полученные средства 8 750 руб.
(31 250 – 22 500 = 8 750 руб.)
Налогообложение
Суточные, начисленные в пределах норм (законодательный минимум или утвержденный в Положении о командировках размер выплат):
- уменьшают налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль;
- не подлежат налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов.
Начисление НДФЛ
С величины суточных, начисленных сверх положенного норматива, производится начисление НДФЛ и страховых взносов.
Можно избежать этой процедуры, если закрепить необходимый размер выплат в местных нормативных актах.
Удержание с суммы, превышающей лимит
Налогооблагаемая база для расчета налога на прибыль не уменьшается на суммы, превышающие допустимый предел.
Сверхлимит подлежит обложению в обязательном порядке:
- налогом на доходы физических лиц;
- страховыми сборами во внебюджетные фонды.
Документальное оформление
В настоящее время значительно упрощен список необходимых документов, в частности отменены:
- командировочные удостоверения;
- задания на командировку;
- журнал учета командировок.
Приказ
Унифицированная форма приказа (№ Т-9 или № Т-9а) включает в себя всю необходимую информацию:
- Реквизиты организации-отправителя.
- Название, номер и дата документа.
- Информация о работнике, направляемого в служебную поездку.
- Пункт прибытия.
- Срок выполнения задания.
- Задание для выполнения.
- Способ прибытия к месту назначения и обратно.
- Причина оформления приказа.
- Источник финансирования.
Бланки вы можете скачать на нашем сайте:
Часто задаваемые вопросы
Можно ли не платить суточные работнику?
Если служебная поездка длится более одного дня, возмещать расходы, относящиеся к статье «суточные», необходимо в обязательном порядке.
Считать ли, если работник в поездке заболел?
Организация направляет сотрудника в командировку. В это время он заболевает.
По возвращении работника на постоянное место работы, предприятие компенсирует ему следующие расходы:
- суточные за все время командировки, включая период по ;
- затраты по аренде жилья;
В конце 2015 года активно обсуждалась тема отмены суточных. Министерство финансов выступило с инициативой отменить суточные в 2016 году для командированных сотрудников компаний. Изменения планируется внести в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Согласно планируемым изменениям при командировках в 2016 году суточные должны будут выдаваться только при командировании сотрудника за пределы России, т. е. заграничные командировки. Наряду с этим суточные для заграничных поездок сохранятся в прежнем размере – от 39 до 64 долларов. В проекте отмечается, что командированным за пределы Российской Федерации работникам компании должны быть возмещены затраты на проезд, наем жилья и прочие расходы, связанные с проживанием вне собственного дома. При этом в действующем постановлении № 749 п. «а» ст. 17, регулирующий выплаты суточных, теряет свою силу.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры суточных, освобождаемые от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 НК РФ , поскольку в соответствии со ст. 168 ТК РФ определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации, если иное не предусмотрено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
В пояснительной записке к проекту постановления указано, что взамен выплаты суточных при служебных командировках в пределах территории Российской Федерации предлагается возмещать работнику иные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (при условии, что возможность возмещения данных расходов установлена коллективным договором или локальным нормативным актом, а также при представлении командированными лицами оправдательных документов, подтверждающих расходование данных денежных средств, сформированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете), а именно:
1. Расходы на проезд общественным транспортом.
2. Расходы на питание (завтрак) работника как в месте временного проживания, в которое работник командирован, так и при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.
3. Расходы, связанные с обеспечением бытовых нужд.
4. Расходы по обеспечению санитарно-гигиенических нужд работника при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.
5. Иные аналогичные расходы, связанные с нахождением работника в служебной командировке.
На сегодняшний день при направлении сотрудника в командировку ему выдается денежный аванс и при этом направления использования суточных законодательно не закреплены, соответственно, их выдача осуществляется на бездокументарной основе, а работник после командировки по ним не отчитывается.
В итоге получается, что работникам, в случае принятия изменений, нужно будет приносить в бухгалтерию документы, подтверждающие такие дополнительные командировочные расходы, и сдавать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, т. е. при командировках внутри страны возмещению будут подлежать только документально подтвержденные расходы командированного работника.
Однако повторимся, что предложенный законопроект до сих пор не принят, но с рассмотрения снят не был, следовательно, все может измениться в любой момент.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Суммы суточных, выплаченные работнику сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ (700 руб. – при командировке на территории РФ и 2500 руб. – при командировке за пределы РФ), являются объектом обложения НДФЛ. Если суточные выплачены в иностранной валюте, в 2016 году эти суммы нужно будет перевести в рубли по курсу ЦБ РФ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Что касается размеров суточных, отметим следующее: организация и предприниматель могут установить любой размер суточных при командировке в 2016 году – как по России, так и за рубежом. Командировочные расходы на суточные в 2016 году не ограничены, то есть нормирование суточных при командировках в 2016 году не применяется (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому размер суточных при командировке в 2016 году организация и предприниматель могут устанавливать по своему усмотрению – и 700 рублей, и 2700 рублей – предела нет, но для этого размер суточных необходимо утвердить в локальных актах.
Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» при оплате расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами. Заметим, что никаких ограничений и условий в отношении суточных эта норма не содержит. При этом, по мнению Минздравсоцразвития России, суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (письмо от 06.08.2010 № 2538-19).
Согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
С 01 января 2016 года налоговые агенты по НДФЛ обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (п. 2 ст. 230 НК РФ). Отчитываться надо по форме 6-НДФЛ «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом», утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ , не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 01 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Пример.
В организации установлены суточные в размере 900 руб. Работник направлен в командировку на 5 дней. Ему выплачено 4500 руб. (5 х 900). Вся эта сумма (4500 руб.) идет в расходы при УСН. Однако 200 руб. облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом взносы на сумму 900 руб. не начисляются.
Вся сумма в размере 4500 руб. не облагается страховыми взносами.
В целях исчисления НДФЛ в состав налогооблагаемого дохода работника должна быть включена сумма суточных, превышающая нормативы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ:
4500 руб. – 700 руб. х 5 дн. = 1000 руб.
Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составит:
1000 х 13% = 130 руб.
Документы по оформлению командировки в 2016 году
Документальное оформление командировок значительно упростили еще в 2015 году после вступления в силу ряда изменений в постановление № 749 . Изменения привели к тому, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке более не упоминаются в тексте нормативного правового акта. Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). А вот приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки, остается обязательным для оформления.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Каких-либо особенностей оформления однодневных командировок действующим законодательством не установлено.
Подводя итоги, можно сказать, что новые правила оформления командировок предполагают более упрощенный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать приказ. В приказе на командировку в 2016 году надо отразить:
- наименование организации;
- наименование документа и дату его составления;
- Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
- место назначения (страна, город, организация);
- срок командировки (количество календарных дней);
- даты начала и окончания поездки;
- цель командировки;
- организацию, которая оплачивает командировочные расходы.
Приказ подписывает руководитель организации.
Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты. Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия, по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.
Командировка – важная часть многих рабочих процессов. С помощью такого выезда работника вполне можно решать большинство различных рабочих вопросов на выезде. Естественно, из-за того, что сотруднику приходится уезжать из дома и совершать различные траты, которые ему позволяют обслуживать себя в командировке, предприятие должно выплачивать ему компенсацию, называемую командировочными. И сегодня многих очень интересует – какие будут командировочные расходы в 2016 году.
Для каких целей существуют командировочные
Как правило, человек отправляется в командировку не по самостоятельному желанию и велению сердца, а по требованию работодателя. Естественно, он вправе рассчитывать, чтобы ему компенсировали все те неудобства, с которыми он столкнется на выезде. Так, за него должна оплатить бухгалтерия:
- стоимость проезда туда и обратно;
- проживание (аренда гостиницы или квартиры посуточно);
- различные иные проплаты, которые могут быть связаны с оформлением документов: загранпаспортов, виз и прочих бумаг.
В результате, командировочные расходы за границу 2016 года будут выше тех, что относятся к категории региональных. В большинстве случаев суточные начисляются и выплачиваются работнику заранее, т.е. он едет уже с этими деньгами. И это оправдано, т.к. мало найдется работников, которые на добровольных началах станут платить самостоятельно, рассчитывая при этом на то, что получат компенсацию после. В этой ситуации работодателю будет довольно проблематично подыскивать себе работников.
Кроме командировочных человеку, отправляющемуся в поездку по служебной необходимости, начисляются еще и суточные. Это выплаты, которые должны компенсировать сотруднику расходы на различные бытовые мелочи. В отличие от общих командировочных, за которые предусматривается полный и подробный отчет, суточный размер командировочных расходов имеет определенные параметры и не является подотчетным. То есть организация самостоятельно рассчитывает сумму ежедневных выплат для работника и сразу выдает ему их.
Как определяют размер таких выплат
Каждая компания самостоятельно определяет оптимальный для себя размер командировочных. При этом стоит понимать, что те параметры, что указаны на законодательном уровне, действуют для бюджетных организаций. Частные компании могут самостоятельно определять размер выплат своим работникам на выезде. При этом стоит учитывать определенный нюанс. Так, например, максимальный суточный размер командировочных расходов на 2016 год составляет около 700 рублей. Если же компания назначает своему сотруднику сумму, превышающую данный показатель, все, что будет начислено сверх меры, должно облагаться налогом на доходы.
Понятие минимальный размер командировочных расходов в России в 2016 году в Трудовом кодексе России отсутствует – оно было убрано уже давно, т.к. не имело никакого смысла. В среднем командировки оплачиваются так: около 300 рублей в сутки при поездках по своему региону, не больше 700 р. во время поездок внутри России, до 2500 р. при выезде зарубеж.
Какие временные промежутки учитываются в оплате
Норма возмещения командировочных расходов рассматривает и такой вопрос, как то, какие дни должны оплачиваться. Так, в 2016 году, как и во всех остальных, откомандированный сотрудник компании получает деньги за все дни, проведенные вне своего рабочего места. Среди них:
- выходные даты;
- дни из категории праздничных;
- время, проведенное человеком в дороге;
- различного рода вынужденные остановки, возникшие не по вине сотрудника;
- больничные и т.д.
Оплата командировочных расходов в 2016 году ничем не отличается от других периодов. Ее могут осуществлять как наличными, так и переводом на карту. Все непосредственно зависит от формы расчетов, которая предусмотрена в той или иной компании.
Отдельные вопросы вызывает оплата такого рода при поездках за границу. Ведь начисляются суточные в рублях, а затем переводятся по курсу и используются в той валюте, что применяется в стране, куда отправляется командированный сотрудник. В обратную сторону возмещение будет производиться по курсу валют, что действует на момент поездки. Все при этом обязательно следует подтверждать бумагами и соответствующими документами.
Как считают однодневные поездки
Командировки далеко не всегда могут быть длительными – встречаются поездки и длиной всего в 24 часа или меньше. Чаще всего в таком случае оплата суточных не предусматривается и не осуществляется. При этом в наличии есть соответствующее решение, утвержденное Верховным судом, по которому оплачивать следует даже однодневные поездки.
Если командировка закончилась досрочно
Одним из вопросов, связанных с командировками, является проблема досрочного прерывания командировки и изменение выплат. Прерываются такие командировки только по специальному приказу руководства компании. В нем обязательно должна быть указана причина отзыва сотрудника, но тогда сам документ и текст договора составляется в произвольном виде. Если же командировка будет восстановлена, все документы придется оформлять заново.
Какие документы требуются для подтверждения трат
Находясь в командировке, следует очень тщательно подойти к сбору документов. Так, обязательно иметь при себе:
- служебное задание (его еще иначе называют предписанием целей всей поездки);
- все необходимые командировочные документы;
- специальное командировочное удостоверение;
- специально созданные и максимально детальные отчеты по расходам.
Все данные по прошедшей командировке должны быть зафиксированы в служебных записках, а также дополнены чеками и прочими финансовыми документами. Причем все документы должны быть заполнены не позднее, чем через 3 дня после состоявшейся поездки.
Командировка – важная часть современного бизнеса. Ведь она позволяет развивать трудовую деятельность далеко за территорией своего региона. Поэтому и вознаграждение сотруднику положено за работу вне дома. Такая деятельность связана не только с выездным характером работы, но еще и с тем, что сотрудник вынужден уезжать из дома и от своей семьи по рабочей необходимости.
За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. Многие ожидали, что с 1 января 2016 года суточные будут отменены. Но этого не произошло.
Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, с 1 января 2016 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются. Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Размер суточных в 2016 году по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в Положении о командировках .
Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей - если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)
Обращаем внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России - это 700 рублей, за границу - 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 - 700) работодателю следует удержать НДФЛ
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные? Например, если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам:
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.
Однодневная командировка
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке - не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
